Der erste Schritt auf dem Weg zur Trainee-Stelle: Bewerbungsunterlagen zusammenstellen. Trainees.at sagt Dir, wie die Bewerbungsunterlagen aussehen sollten…

Bewerbungsunterlagen: Wie bewerbe ich mich?

Früher gab es den guten alten Klemmhefter. Hier wurden alle Bewerbungsunterlagen gesammelt, fein säuberlich eingeheftet und an das Unternehmen verschickt. Dass die Papiermappe nach und nach von Online-Bewerbungen abgelöst wird, ist offensichtlich.

Trotzdem gibt es die klassische Bewerbungsmappe auch heute noch, zum Beispiel in kleineren Betrieben, die noch nicht vollständig durchdigitalisiert sind. Darum lautet Frage Nummer eins für Bewerber: Auf welchem Wege wünscht sich das Unternehmen eigentlich meine Bewerbung? Im Grunde gibt es diese drei Möglichkeiten:

  1. Bewerbungsmappe per Post
  2. E-Mail-Bewerbung
  3. Bewerbung per Online-Formular

Vor allem Online-Formulare liegen im Trend. Für Unternehmen sind sie praktisch. Man kann sie wunderbar vergleichen und im hauseigenen System archivieren. Bei vielen Bewerbern sind Online-Formulare weniger beliebt. Es ist manchmal recht mühsam, sich hindurchzuklicken.

Von der Masse hebt man sich mit einem Formular nur schwerlich ab. Das kann gerade dann zum Problem werden, wenn die Konkurrenz auf die Trainee-Stelle groß ist. Vorteil wiederum für Bewerber: Sie können sich ganz bequem durch die einzelnen Schritte führen lassen, müssen sich um Aufbau und Inhalte nicht so viele Gedanken machen. Der Großteil ist vorgegeben.

Generell: Bei Unternehmen, die Online-Bewerbungsformulare einfordern, sollte man ihrem Wunsch auch nachkommen und nicht etwa eine Bewerbung per Post verschicken. Dennoch müssen auch hier Bewerbungsunterlagen, wie Zeugnisse, gesammelt, gescannt und bearbeitet werden.

Wer aber die Wahl hat, bewirbt sich am besten per E-Mail. In dem Fall kommen die Bewerbungsunterlagen als Anhang in die E-Mail.

Bewerbungsunterlagen: An wen schicke ich sie?

Im Online-Formular füllst du alle vorgegebenen Felder aus – nachdem du dich im System registriert hast – und klickst schlussendlich auf Absenden. Fertig.
Bei der E-Mail-Bewerbung könnte es dagegen zu Irritationen kommen. Zum Beispiel dann, wenn es sich um eine Initiativbewerbung handeln und du die E-Mail-Adresse des jeweiligen Ansprechpartners nicht kennen solltest. Wichtig daher: Versuche vorab, dessen Namen und E-Mail-Adresse zu ermitteln. Zum Beispiel durch einen Besuch auf der Karriereseite im Netz, gerne auch mithilfe eines persönlichen (und höflichen) Anrufs im Unternehmen.

Das bringt gleich mehrere Vorteile:

  • Du erhältst mit großer Sicherheit die richtigen Kontaktdaten.
  • Du hinterlässt einen (hoffentlich positiven) Eindruck und bleibst in Erinnerung.
  • Du minimierst das Risiko, dass deine Bewerbung unterwegs verloren geht.
  • Das nämlich kann der Fall sein, wenn du eine Mail an anonyme Postfächer verschickst wie:info@firma.at oder kontakt@firma.at.

Tipp: Hier auf trainees.at findest du die richtigen Ansprechpartner vieler Unternehmen in ihrem jeweiligen Trainee-Profil.

Achte außerdem auf eine aussagekräftige E-Mail-Betreffzeile, wenn du die Bewerbungsmail auf die Reise schickst. Zum Beispiel einfach so: „Bewerbung als Trainee.“ Weniger elegant: „Bewerbung auf Stellenanzeige“. „Bewerbung für den Job“. Das ist nicht konkret genug – und klingt merkwürdig unprofessionell.
Nicht vergessen: Der erste Eindruck zählt. Und in diesem Fall wird er vermittelt durch die Betreffzeile deiner E-Mail.

Bewerbung: Welche Unterlagen müssen hinein?

Die Bewerbung für ein Traineeprogramm unterscheidet sich im Wesentlichen nicht von einer Bewerbung auf jede andere Stelle. Die wichtigsten Unterlagen, die du mitliefern musst, sind:

  • Anschreiben
  • Lebenslauf (inklusive Bewerbungsfoto)
  • Zeugnisse

Zu den Letzteren zählen vor allem die Schul- und Hochschulzeugnisse. Lege nur die Abschlusszeugnise bei. Ausnahme: Du bewirbst dich noch während des Studiums und hast den Abschluss noch gar nicht in der Tasche. In diesem Fall nutzt du einfach die Zwischenzeugnisse oder die aktuelle Notenübersicht (zum Beispiel bei Scheinfreiheit). Achtung: Sende stets nur Zeugniskopien mit, niemals die Originale!

Daneben sind auch Ausbildungs-, Arbeits– und Praktikumszeugnisse relevant – sofern vorhanden. Grundsätzlicher Reminder: Trainee-Anwärter sind in der Regel zwischen 20 und 30 Jahre alt. Das bedeutet: Sie verfügen noch nicht über langjährige Berufserfahrung. Jedes einzelne Zeugnis, das dem Bewerber schon zur Verfügung steht, bekommt dadurch ein viel höheres Gewicht. Jede (positive) Referenz ist wichtig.

Eine Station – zum Beispiel ein Praktikum – die du im Anschreiben oder Lebenslauf aufführst, solltest du auch durch ein Zeugnis belegen. Alles andere weckt Misstrauen im Personalbüro. Vor allem jüngere Bewerber sollten auf Lückenlosigkeit achten. Ältere dürfen auch gerne mal eine wenig relevante Station weglassen (z.B. das Schülerpraktikum in der 10. Klasse).

Auf der anderen Seite gilt: Ein Praktikum, das deine Vita kaum aufwertet und für das du ein mieses Zeugnis (ab Note 3 abwärts) bekommen hast, darfst du im Einzelfall auch dezent unter den Teppich kehren – sofern dadurch keine große Lücke im Lebenslauf entsteht.

Im Anschreiben legst du dann deine Motivation dar. Es sollte nicht länger als eine Seite sein. Der Lebenslauf wiederum umfasst maximal zwei Seiten. Für angehende Trainees sollte das locker machbar sein.

Ein Bewerbungsfoto ist de facto Pflicht. Zuletzt zeigte eine Studie der Universität Graz, dass österreichische Unternehmen anonymisierte Bewerbungen ablehnen. Ob man das nun gut oder schlecht findet: Ohne Bewerbungsfoto ist die Bewerbung (oft) zum Scheitern verurteilt. Ein Foto lässt Rückschlüsse auf die Persönlichkeit zu, transportiert Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit – oder eben nicht.

Bewerbung: Welche Unterlagen können hinein?

Diese Inhalte sind optional – du kannst sie in deine Bewerbungsunterlagen aufnehmen, musst es aber nicht:

  • Deckblatt
  • Weiterbildungsnachweise
  • Referenzen
  • Empfehlungsschreiben
  • Führerschein

Ein Deckblatt kann deine Bewerbung aufwerten – aber nur dann, wenn es auch einen Mehrwert bietet und dem Personaler die Arbeit erleichtert. Platziere daher deine Kontaktdaten prominent auf dem Deckblatt sowie deinen Namen und die Position, auf die du dich bewirbst. Dadurch lässt sich eine Bewerbung leichter zuordnen und gewinnt auch an Wiedererkennungswert.

Viele Personaler halten Deckblätter indes für Platz- und Zeitverschwendung. Bedenke: Deine Bewerbung überfliegen die meisten anfangs nur. Lebenslauf mit den Augen scannen, Anschreiben schnell querlesen – da stört ein Deckblatt nur.

Zertifikate können eine Bewerbung veredeln. Beispiel: du bewirbst dich als Trainee in einem IT-Unternehmen. Solltest du nun einen Programmierkurs neben dem Studium besucht haben – oder einen Excel– oder SAP-Kurs – dann bringt das sicher Pluspunkte.

Die Kopie deines Führerscheins schickst du nur mit, wenn er ausdrücklich verlangt wird. Für ein Traineeprogramm ist ein Führerschein sicher keine Einstellungsvoraussetzung.

Aber vergiss nicht: Wenn du deinem Arbeitgeber in spe praktische Vorteile anbieten kannst, dann ist das grundsätzlich positiv. Und ein Führerschein kann dazu beitragen, dass du morgens nicht auf Bus und Bahn angewiesen und meist pünktlich im Büro bist. Oder dass du zu Kundenterminen oder Zweigstellen selbst anreisen kannst. Praktischer Vorteil!

Bewerbungsunterlagen: Welche Dateiformate sollten sie haben?

Bei der schriftlichen Bewerbung ist die Antwort einfach: Papier. Bei der Online-Bewerbung gilt: Je gängiger das Format, desto besser. Anhänge im PDF– oder Word-Format sind daher erste Wahl. Andere Dateiformate wählst du nur mit Bedacht aus (wenn sie zum Beispiel im Online-Formular gefordert werden). Und bitte nicht mischen: zwei PDFs, ein Powerpoint- und ein Word-Dokument. Wer soll da den Durchblick behalten?

Wer eine Bewerbung per E-Mail verschickt, sollte möglichst einen einzigen Anhang mitschicken – und den am besten als PDF. Die Vorteile einer PDF-Datei:

  • Sie lässt sich – im Gegensatz zu Word – nicht durch einen Außenstehenden verändern und manipulieren.
  • PDFs sind mit jedem Betriebssystem kompatibel und können vom Empfänger garantiert geöffnet werden.
  • Sie ermöglicht es, alle Unterlagen zu einem Dokument zusammenzufügen, schafft so Überblick und erleichtert dem Arbeitgeber die Archivierung.

Gehe am besten so vor:

  1. Erstelle Anschreiben und Lebenslauf mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Word und konvertiere sie ins PDF-Format.
  2. Fasse Anschreiben, Lebenslauf und alle weiteren Unterlagen in einem einzigen PDF zusammen. Das geht mit freien Programmen wie etwa dem PDF Creator.
  3. Komprimiere und verkleinere die PDF-Datei.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass dein PDF-Dokument durch die Fülle an Unterlagen eine beträchtliche Dateigröße erreicht. Mehr als fünf Megabyte sollten es aber nicht sein – und werden oft auch schlicht nicht akzeptiert. Und selbst wenn: Wer einen PDF-Klumpen von acht, zehn oder zwölf Megabyte verschickt, signalisiert dadurch, dass seine digitalen Kompetenzen – milde gesagt – nicht sonderlich ausgeprägt sind. Das ist anno 2018 ein klarer Minuspunkt.

Noch ein Tipp: Gib dem PDF einen sinnvollen Namen. Zum Beispiel: Max_Gruber_Bewerbungsunterlagen_Trainee_FirmaXY.

Der Hinweis auf das Unternehmen gibt dem Personaler dezent zu verstehen, dass die Unterlagen individuell für ihn zusammengestellt wurden – und keine Massenware sind.

Bewerbungsunterlagen Checkliste: Das sind die größten No-Gos

  • Falsche Namen
    Ganz schlecht: Wenn Du den Namen des Ansprechpartners oder gar den Firmennamen falsch schreibst.
  • Keine Unterschrift
    Setze deine Unterschrift unter Anschreiben UND Lebenslauf.
  • Emojis und Emoticons
    Bitte baue keine ein, weder in die E-Mail noch in die restlichen Unterlagen. Das wirkt unseriös.
  • Überflüssige Anlagen
    Das Praktikum mit 14 auf dem Ponyhof? Erwähne es nur, wenn es deine Persönlichkeit nachweislich hat reifen lassen.
  • Fehlende Zeugnisse
    Ohne Schul- oder Hochschulzeugnisse ist eine Bewerbung praktisch wertlos. Schicke Kopien mit!
  • Schlechte Zeugnisse
    Hier geht es um Praktikums- oder Arbeitszeugnisse. Eine ganz schlechte Note solltest Du lieber – wenn möglich – diskret verschweigen.
  • Fehlende Individualität
    Bezugnahme auf das Unternehmen im Anschreiben, korrekte Ansprechpartner und Kompetenzen im Lebenslauf, die für die Firma wichtig sind – keine Bewerbung sollte so sein wie die vorherige.
  • Große Anhänge
    Als Richtwert kannst Du dir fünf Megabyte merken. Noch besser ist eine Dateigröße von drei bis vier Megabyte.
  • Kein Bewerbungsfoto
    Das Foto sagt etwas über die Persönlichkeit. Ein qualitativ gutes Bewerbungsfoto erhöht deine Einstellungschancen.